Guide til Workspaces og mapper: Få styr på din organisering
I Handsal er din struktur bygget op for at give dig både overblik og fleksibilitet. Her kan du læse alt om, hvordan du organiserer dine sager korrekt ved hjælp af Workspaces og mapper.
Hvad er et Workspace?
Et Workspace er jeres overordnede "kontor". Det er her, fundamentet for jeres dokumenthåndtering ligger. Som ejer har du fuld kontrol; du kan nemt oprette, navngive og omdøbe dine Workspaces, så de passer til jeres afdelinger eller projekter.
Mapper og undermapper
Inde i hvert Workspace kan du skabe præcis den mappestruktur, du ønsker. Du kan oprette mapper, og inde i disse kan du oprette undermapper i flere lag. Dette gør det nemt at arkivere kontrakter efter f.eks. årstal, kundetype eller status.
Vigtigt om brugeradgang og sikkerhed
Når du tildeler en bruger adgang, sker det på Workspace-niveau. Det betyder:
- En bruger med adgang til et Workspace har automatisk adgang til alle mapper og filer heri.
- Det er ikke muligt at begrænse adgang til enkelte mapper under et Workspace.
- Overvej derfor nøje, hvem der skal have adgang til hvad – f.eks. kan det være klogt at have et separat "HR & Løn" Workspace, som kun ledelsen kan tilgå.
Flytning af kontrakter
Fleksibiliteten er i top, når du arbejder internt i et Workspace. Du kan frit flytte dine kontrakter og sager rundt mellem alle dine mapper og undermapper. Bemærk dog, at filer af sikkerhedshensyn ikke kan flyttes eller trækkes på tværs af forskellige Workspaces.
Administration og sletning
Som ejer kan du til enhver tid tilføje eller fjerne brugere med få klik. Vær dog meget opmærksom, hvis du vælger at slette et Workspace: Ved sletning forsvinder alle mapper og sager permanent. Det kan ikke fortrydes, så sørg altid for at have tømt eller sikret vigtige data først.
Har du brug for hjælp til at strukturere din virksomhed?
Hvis du er i tvivl om, hvordan du bedst opdeler dine afdelinger i Workspaces, sidder vores support klar til at sparre med dig. Skal vi hjælpe dig i gang?